Wij zijn een nog kleine aanstaande woongroep in Nijmegen. We hebben al een stukje grond gekocht maar zijn nog bezig met de vergunningen. Ook zoeken we nog nieuwe medebewoners. Hoe ga je nu verder met dit proces in Coronatijden? Gelukkig zijn er wel genoeg online hulpmiddelen.
Want natuurlijk werken we verder aan onze toekomst als aanstaande woongroep. We noemen onszelf dan ook ‘Toekomstmuziek’. We vergaderen normaliter één keer per maand. Maar hoe doe je dat in Coronatijd? We hadden geen van allen echt veel ervaring met online vergaderen, maar onze begeleider hielp ons een beetje op weg. Dat was wel wat onwennig in het begin. Hoe vergader je als je elkaar niet ziet? Al met al viel het allemaal best mee.
Hoe je online vergadert? We hebben een paar tips:
- We hebben gewerkt met Microsoft Teams. Dat kun je gewoon downloaden op je laptop, telefoon of tablet. Eigenlijk wijst het zich vanzelf. En met wat googelen vind je ook handleidingen. Toch heb ik voor de zekerheid wat geoefend voor de vergadering begon.
- Bij het maken van de agenda hebben we bij elk agendapunt ook wat uitleg gegeven. Ook hebben we omschreven waar we over moeten beslissen. Die agenda hebben we een paar dagen van tevoren opgestuurd zodat iedereen er al over na kon denken.
- Alle belangrijke stukken bewaren we normaliter in een soort Dropbox. Daar kan iedereen dan zelf alles opzoeken wat ze nodig hebben. Om het allemaal wat overzichtelijk te houden hebben we deze keer die stukken bij de agenda meegestuurd.
- Je loopt het risico dat online vergaderen té zakelijk wordt. We hebben dus, voordat we begonnen, echt even de tijd genomen om te vragen hoe het met iedereen gaat. We zijn tenslotte geen team zoals op het werk. We zijn van plan in de toekomst samen te gaan wonen. Persoonlijk contact houden is dan minstens zo belangrijk als een goede vergadering.
- Het bestuur heeft extra ‘bevoegdheden’ gevraagd om zaken te regelen. We willen natuurlijk graag dat ‘het proces’ zo goed mogelijk doorgaat, zonder onnodig vertragingen. En natuurlijk delen we die informatie via e-mail en app. Over onderwerpen die grotere financiële of inhoudelijke gevolgen vraagt het bestuur online de mening van iedereen.
Het groepsproces
De zakelijke kant van het verhaal kan dus eigenlijk best goed dóórlopen. Het groepsproces en intermenselijk contact is toch wat lastiger. Maar ik merk dat iedereen zijn best doet. Dat zit hem soms in kleine dingen. Een grapje maken op de groepsapp … Het LVGO ledenblad bij elkaar in de brievenbus stoppen … Een keertje extra beeldbellen … En we vragen vooral vaak aan elkaar hoe het gaat. Dat is fijn.
Ook kun je elkaar helpen zonder dat je als groep bij elkaar komt. Bij dat online vergaderen hadden sommige mensen ook wel een beetje hulp nodig. Een camera kopen en een microfoon voor bij je PC? Hoe doe je dat in Coronatijd? Kleine diensten die we elkaar bewijzen, maar die wél aangeven dat we samen in een proces zitten. Het gaat er natuurlijk om dat we straks fijn wonen. En ook dat we elkaar helpen als dat even nodig is.
Dóórgaan met het vergunningenproces en nieuwe medebewoners benaderen
Hoe het vergunningenproces naar de gemeente de komende maanden zal verlopen is nog onduidelijk. Lukt dat zonder al te veel fysieke vergaderingen? Kan de gemeente ons online verder helpen? En wat doet dit met het contact met de ambtenaren en de wethouder? We zullen het de komende periode ontdekken.
Ook proberen we online contact te houden met aspirant bewoners. Ons project staat op verschillende sites genoemd, ook op de site van de LVGO. En onze eigen website is in wording. Als aspirant bewoners ons benaderen, kunnen we diverse stukken toesturen, onder andere ons visiedocument. Daarin beschrijven we hoe we onze aanstaande woongroep vorm willen geven. En in een groepje van maximaal vier personen kunnen we natuurlijk ook persoonlijk kennismaken.
Het is een beetje roeien met de Coronariemen die je hebt. Maar we weten ook waar we het voor doen: een gezellige woongemeenschap met zorg voor elkaar op een van de mooiste plekjes in Nijmegen.
Hermien Miltenburg
Geef een reactie