Checkist voorbereiding GemeenschappelijkWonenDag – mei 2023

Het is bijna zover: zaterdag 21 mei 2022 openen woongemeenschappen in heel Nederland hun deuren. Alles onder controle? Als geheugensteuntje binnen de voorbereidingen helpen we met een maandelijkse checklist. Hier de laatste uit een serie van drie.

Checklist mei 2023

De dagen/weken vóór zaterdag 20 mei 2023

Nog iets vergeten uit maart of april?

Zijn alle betrokkenen binnen de woongemeenschap actueel over alle afspraken geïnformeerd?

Is het persbericht (volgt binnenkort) bijgewerkt en verzonden?

Zijn de flyers verspreid en opgehangen?

Zijn mensen die je persoonlijk wilt benaderen ook daadwerkelijk benaderd? Hebben deze al toegezegd, dan kan dit misschien nog anderen enthousiasmeren ook te komen. Voeg deze informatie dan toe aan de communicatie / het persbericht.

Is het noodzakelijk materiaal voor de dag beschikbaar? Denk aan:

• Drinken / eten;
• Informatiemateriaal  over:
  • de woongemeenschap (gezamenlijke activiteiten, randvoorwaarden bewonen, kennismakingsprocedure, etc.);
  • mogelijkheden gebruik te maken van diensten van de woongemeenschap, zoals het gebruik van de ontmoetingsruimte;
  • gemeenschappelijk wonen 50-plus / de LVGO
• Laptop/beamer ten behoeve van een presentatie (vergeet de oplader niet en eventueel verlengsnoer/verdeelstekker);
• Bezoekersregistratieformulier;
• Inschrijfformulieren voor kandidaat-bewoners;
• Materiaal ter aankleding van de ontmoetingsruimte;
• Desgewenst mogelijkheid tot het maken van foto’s of video.

Is de informatie op de eigen website bijgewerkt.

Maak een draaiboek / check het bestaande draaiboek.

De dag zelf: zaterdag 20 mei 2023

Voorbereiding:

Is de ontvangstruimte schoon en naar wens ingericht.

Is de route van de rondleiding goed toegankelijk (en is duidelijk hoe lang deze ongeveer gaat duren?).

Staat het ontvangstcomité en de bewoners die gaan rondleiden in de startblokken?

Is al het materiaal aanwezig.

Bij binnenkomst bezoekers:

Heet bezoekers welkom / biedt wat te drinken aan / attendeer hen op het aanwezige informatiemateriaal.

Vraag de bezoeker zich registreren.

Vraag bij het maken van foto’s of video of bezoekers bezwaar hebben herkenbaar in beeld te komen.

Nodig uit tot het stellen van vragen.

Meld even hoe lang de rondleiding naar verwachting duurt.

Attendeer op de mogelijkheid ook andere (andersoortige) woongemeenschappen in de regio te bezoeken.

Attendeer op de mogelijkheid je als bezoeker aan te melden op de kandidaat-bewonerslijst. Licht kort toe welke actie hierop zal worden ondernomen.

Bij afsluiten van de dag:

Ruim op

Evalueer kort wat de dag heeft opgebracht / wat kan er een volgende keer anders.

Activiteiten na 20 mei 2023:

Verdient de bezoekersregistratie nog opvolging. Denk aan: 

• Afspraken die moeten worden opgevolgd;
• Informatie die moet worden nagezonden. Wellicht hebben bezoekers nog belangstelling voor aanvullende informatie, of vind je dat zelf van belang. Soms is het interessant de pers nog een kort (beeld-)verslag toe te sturen.

Deel de ‘opbrengst’ van de dag (liefst schriftelijk) met andere bewoners, met name het bestuur en relevante commissies.
Werk het draaiboek waar nodig bij.
Actualiseer de informatie op de eigen website. Een (beeld-)verslag kan interessant zijn.
Evalueer de dag en verdeel de daaruit voortvloeiende activiteiten.

Alle informatie over de GemeenschappelijkWonenDag 2023 vind je hier.

Beeldmerk GemeenschappelijkWonenDag: Mieke Driessen