Als organisatiedeskundige draagt Sytse Koopmans ook na zijn pensionering graag bij aan de samenleving. Dat doet hij vanuit de SESAM-Academie met 80 collega’s in het hele land.
Als het bestuur niet (meer) goed functioneert, kan zelfs het voortbestaan van de woongemeenschap op het spel komen te staan. Zover hoeft het gelukkig niet te komen. De kunst is om dit tijdig in te zien en daarbij ook eens te denken aan hulp van buitenaf. De SESAM-Academie helpt vrijwilligersorganisaties die tegen lastige vraagstukken aanlopen.
Aanpak
Sytse: ‘Tijdens het kennismakingsgesprek maken we een korte inventarisatie: wat is de situatie? Wat zijn de uitgangspunten van de woongemeenschap, maar ook: waar wil men naartoe, wat spreekt de mensen aan? Daarna kijken we welke verschuivingen wenselijk en realistisch zijn. Wat is er nodig om dat voor elkaar te krijgen? En we maken een plan: wat zijn de taken, wie gaan het doen? Soms stellen we voor om (bestuurs) taken in kleinere stukken te knippen, zodat het minder belastend wordt. En we bieden mensen voldoende tijd om zich in te werken. Dat verlaagt de drempel.’
Stap voor stap
‘Een bestuur kan soms al vooruit met een andere manier van vergaderen. Bijvoorbeeld als vergaderingen altijd uitlopen of onderwerpen steeds terugkomen op de agenda. Dan kijk je naar: hoe worden besluiten genomen, zijn de afspraken helder, is er een goed verslag, hoe worden besluiten gecommuniceerd binnen de woongemeenschap en worden ze ook opgevolgd? Daarna oefenen we een andere werkwijze bij de afhandeling van een specifiek agendapunt. Dit kan heel verhelderend werken. Daarna pas je het geleerde stap voor stap toe. Het hoeft niet allemaal in een keer helemaal anders.’
Een voorzitter van buiten?
Mocht het alsnog niet lukken om intern een voorzitter te vinden, dan kan het ook een idee zijn om een voorzitter van buiten de groep te zoeken. Sytse: ‘Ik weet zeker dat er mensen te vinden zijn die dit met hart en ziel willen doen. Mijn collega’s met een achtergrond in personeelswerk kunnen helpen een profiel op te stellen, gesprekken te voeren en iemand te kiezen.’
In de regio
Het hoofdkantoor van de SESAM-Academie zit in Apeldoorn. De aangesloten adviseurs zijn in regio’s ingedeeld. Als je met een vraag aanklopt, wordt die bekeken en doorgestuurd naar iemand bij je in de buurt die affiniteit heeft met het onderwerp. Het eerste kennismakingsgesprek kost niks. Wel wordt verwacht dat je een concrete vraag voorlegt. Ook is het goed om alvast na te denken wie de opdrachtgever is. Is dat bijvoorbeeld het bestuur, of de woongemeenschap als geheel? Daarna stelt de adviseur een aanpak voor en schat in hoeveel tijd daarvoor nodig is. De kosten bedragen € 75 per dagdeel (excl. BTW), exclusief reiskosten. Sytse: ‘Vaak hebben we aan 5 tot 8 dagdelen genoeg. Daar gaan we flexibel mee om.’ Meer weten? Kijk op www.sesamacademie.nl of bel 055- 3602916.
Ellie Tap
Dit is een ingekorte versie van een artikel dat eerder in Wijzer Wonen verscheen.