Toen Paul van Rossem zich aansloot bij woongemeenschap in wording de Oosterburen in Den Bosch, werd hij al snel penningmeester. ‘Ik hou van getallen en wil een actieve bijdrage leveren. Door in het bestuur te zitten, heb ik goed inzicht in alles wat er gebeurt. Dat maakt het in mijn ogen interessant.’
Paul: ‘Het CPO bouwproces was een enorme klus, en er waren grote bedragen mee gemoeid. Gelukkig had een externe partij de eerste begroting opgezet. Maar we stonden regelmatig voor onvoorziene meerkosten en we hadden zelfs een bezuinigingsronde. Daar moet je met z’n allen uit zien te komen. Voor ons betekende het onder meer dat de gemeenschappelijke ruimte kleiner is geworden dan voorzien. Die externe partij heeft ook voor ons de check gedaan of alle groepsleden kredietwaardig waren, dat is niet iets dat je onderling doet.’
Buffer
‘Nu we er wonen (de CPO is overgegaan in een VvE) is het rustiger. We hebben een onderhoudsplan opgesteld en daar bedragen aan gehangen. Overigens is dat deels koffiedik kijken natuurlijk. Want na hoeveel jaar vervang je een lift en wat kost dat tegen die tijd? Iedereen betaalt mee om een financiële buffer op te bouwen. Sommige kosten gaan per huishouden, andere per persoon of per vierkante meter van je huis: daar zijn wettelijke regels voor. Tot € 1.000 kan het bestuur van de VvE zelf beslissen over de uitgaven – mits ze in de begroting passen natuurlijk – daarboven leggen we het voor aan de leden.’
Ik heb zelf een boekhoudsysteem opgezet, in een veredelde Excel spreadsheet. Er zijn ook kant-en-klare software pakketten te koop, maar dit is veel eenvoudiger en goedkoper.’
Keuzes maken
‘In de uitgangspunten van onze woongemeenschap staat niets over financiën. Wel over onze besluitvorming. Wij hanteren de sociocratische methode, waarbij uiteindelijk iedereen instemt met een besluit of op z’n minst geen onoverkomelijk bezwaar heeft. Geldbeheer betekent dat je keuzes moet maken. Bijvoorbeeld hoe duurzaam wil je bouwen en wat mag dat kosten? Hoeveel wil je uitgeven aan de gezamenlijke tuin? Een breed gedragen besluit is dan goud waard.’
Tips van Paul:
- Hou een waterdichte (financiële) administratie bij. Zorg dat je bij iedere uitgave een factuur bewaart.
- Controleer regelmatig of kosten nog binnen de begroting vallen en of de inkomsten kloppen.
- Maak een afspraak met de bank dat betalingen altijd door twee personen goedgekeurd moeten worden. Zet dit soort belangrijke afspraken in de statuten.
- Zorg bovendien dat minimaal twee mensen overal toegang toe hebben en het boekhoudsysteem begrijpen. Iemand kan altijd onverwachts uitvallen.
- Bewaar ook andere essentiële documenten, zoals statuten, afspraken met de bank en verzekeringscontracten op een veilige en vindbare plek. Liefst digitaal, achter een goed wachtwoord. Spreek af wie toegang heeft tot vertrouwelijke gegevens (AVG).
- Maak een goede (digitale) back-up en controleer die back-up.
- Op zoek naar een nieuwe penningmeester? Begin vroeg en werk iemand eerst een ruime periode in als algemeen lid van het bestuur.
- De boekhouding is makkelijk uit te besteden. Dat kost wel geld. Zorg dat je regelmatig overleg hebt met de boekhouder, zodat je weet hoe je er als groep voorstaat.
- Wees transparant naar je medebewoners.
Ellie Tap
Dit is een ingekorte versie van een artikel dat ook in Wijzer Wonen is verschenen.